Herramientas digitales para tu empresa — Guía práctica

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Herramientas digitales para tu empresa – Guía práctica
Instrumentos financieros
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Objetivo y meta

Al final de este curso, serás capaz de: 

  • Comprender los principales tipos de herramientas digitales que apoyan a las pequeñas empresas (financieras, de gestión, de promoción).
  • Seleccionar herramientas digitales simples para administrar dinero, clientes, archivos y tareas.
  • Identificar qué herramientas son las más adecuadas para el tamaño, las necesidades y el presupuesto de tu negocio.
  • Utilizar soluciones TIC para mejorar la comunicación, reducir errores y ahorrar tiempo.
  • Elegir herramientas de promoción que te ayuden a aumentar la visibilidad, organizar el contenido y aumentar tu presencia en línea.
Resultados del aprendizaje

Al final de este módulo, serás capaz de:

  • Explicar lo que hacen las herramientas financieras, de gestión empresarial y de promoción.
  • Elegir herramientas asequibles y fáciles de usar para principiantes para respaldar la facturación, la contabilidad, el CRM, el almacenamiento de archivos y la gestión de proyectos.
  • Comparar las características de las diferentes herramientas digitales en función de sus necesidades (costo, seguridad, soporte lingüístico, usabilidad).
  • Utilizar las herramientas TIC para simplificar su trabajo diario y mejorar el servicio al cliente.
  • Seleccionar herramientas de promoción para aumentar la visibilidad de tu negocio en línea (Canva, Buffer, BuzzSumo, MeetEdgar, etc.).
  • Utilizar herramientas de comunicación (Zoom, Meetups) para ampliar tu red y presentar tu marca.

Al final de este módulo obtendrás:

  • Capacidades de gestión digital: Facturación & seguimiento de gastos, gestión de clientes (uso básico de CRM), organización de archivos y almacenamiento seguro, gestión de flujos de trabajo y tareas simples
  • TIC & Habilidades de comunicación: Uso de plataformas digitales para la interacción con el cliente, el intercambio de documentos e información de forma segura, la ejecución de reuniones virtuales
  • Habilidades en promoción digital y gestión de marca: Crear contenido visual (con Canva, Designhill), programar y analizar publicaciones en redes sociales (MeetEdgar, Buffer), comprender qué contenido funciona bien (BuzzSumo), crear visibilidad a través de herramientas en línea (kits de prensa, herramientas de denominación)
Administrar tu dinero es importante para cualquier pequeña empresa

Hoy en día hay aplicaciones simples y herramientas en línea que te ayudan a crear facturas, realizar un seguimiento de los gastos y comprender tus ganancias.

La mayoría de las herramientas también funcionan en teléfonos móviles.
 

 

Al elegir una herramienta, piensa en:
  • Lo que necesitas (¿Facturas? ¿Gastos? ¿Existencias?)
  • Tu presupuesto
  • Atención al cliente en tu idioma
  • Seguridad de los datos y copias de seguridad automáticas

Principales aspectos a considerar:
Seguridad de las API
Copia de seguridad de los datos del sistema
Costes adicionales
Atención al cliente

INVESTIGACIÓN DE CARACTERÍSTICAS QUE CUMPLEN CON SUS NECESIDADES.
 

 

Herramientas de contabilidad populares:

FRESHBOOKS
https://www.freshbooks.com/ – facturación simple para autónomos (pagada)

QUICKBOOKS ONLINE
https://quickbooks.intuit.com/ – contabilidad más avanzada (de pago)

ZOHO BOOKS
https://www.zoho.com/ – buena opción todo en uno para pequeñas empresas (bajo coste)

SAGE
https://www.sage.com/en-gb/sage-business-cloud/accounting/ – herramienta contable sólida, utilizada en muchos países de la UE

TURBOCASH
https://www.turbocash.net/ – opción gratuita para pequeños comercios

XERO
https://www.xero.com/us/ – interfaz sencilla, compatible con dispositivos móviles

 

Opciones gratuitas o de bajo costo:

WAVE
https://www.waveapps.com/ – facturación gratuita y pagos

ZIPBOOKS
https://zipbooks.com/ – Facturación sencilla con informes sencillos

KASHOO
https://kashoo.com/ – herramienta básica de contabilidad para principiantes
Herramientas de gestión empresarial
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¿Qué son las herramientas de gestión empresarial?
Estas herramientas te ayudan a organizar tu trabajo diario y ahorrar tiempo. Te pueden ayudar a:
  • Realizar un seguimiento y automatizar tareas y plazos
  • Gestionar clientes
  • Minimizar los errores y aumentar la eficiencia
  • Almacenar archivos de forma segura y elaborar informes de actividades
  • Trabajar con socios en líne

Las startups modernas funcionan con herramientas digitales. Desde la comunicación con los clientes, la colaboración interna o la protección de tus activos, los emprendedores deben saber que existe una plataforma o servicio digital para todo. Esto les da a las nuevas startups y emprendedores la oportunidad de obtener una ventaja instantánea sobre la competencia y encontrar más oportunidades de integración, crecimiento y éxito en el futuro.

Herramientas de gestión de proyectos y tareas

PROOFHUB
https://www.proofhub.com/ – Gestionar tareas y proyectos en un solo lugar.

WRIKE
https://www.wrike.com/ – Bueno para los equipos que trabajan juntos (plan gratuito)

STUDIOCLOUD
http://studiocloud.com/ – Bueno para los autónomos: clientes, reservas, facturas (gratis)

 

Herramientas de CRM (Administración de Clientes)

 

 

 

HUBSPOT
https://www.hubspot.com/ – Ayuda a organizar los contactos y el seguimiento con los clientes (gratuito).

DRIP
https://www.drip.com/ – Bueno para campañas de correo electrónico si vendes en línea.

SALESFORCE
https://www.salesforce.com/ – Salesforce es un potente CRM que suelen utilizar las empresas medianas o grandes. (opción avanzada)

 

¿Por qué usar un CRM?

Mantener la información de los clientes en un solo lugar
Realizar un seguimiento de los pedidos y los mensajes
Enviar actualizaciones sencilla

 

RECOPILA SOLO LOS DATOS DE LOS CLIENTES QUE REALMENTE NECESITAS.

 

Almacenamiento y uso compartido de archivos

Si estás buscando almacenamiento y uso compartido de documentos, estas plataformas te interesarán.

BOX

https://www.box.com/ – Almacenar archivos en línea y compartirlos con otros. Funciona en ordenador y móvil

Utilízalo para:

  • Fotos
  • Documentos
  • Archivos de equipo

DROPBOX

https://www.dropbox.com/ –plan gratuito disponible; funciona bien en el móvil.

Útil para:

  • guardar archivos
  • compartir con clientes o socios
  • trabajar con otros en documentos

GOOGLE DRIVE

https://www.google.com/intl/en_ALL/drive/ – opción gratuita, disponible en muchos idiomas.

Útil para:

  • Almacenar documentos, fotos, hojas de cálculo
  • Compartir fácilmente con otros
  • Bueno para el trabajo en equipo
Herramientas de promoción
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Herramientas digitales para startups y nuevos emprendedores

Los nuevos emprendedores y las empresas emergentes buscan formas más sencillas de gestionar sus negocios sin complicaciones y sin perder demasiado tiempo, manteniendo los costes lo más bajos posible. 

Las herramientas digitales te ayudan a:

  1. Poner en marcha tu negocio con un coste reducido
  2. Ahorrar tiempo en tareas administrativas
  3. Comunicarte con los clientes
  4. Promocionar tus servicios fácilmente

Útil para servicios pequeños como:

  • Catering / entrega de alimentos
  • Artesanía y productos artesanales
  • Servicios de limpieza y cuidado
  • Tutoría en línea o traducciones
     

Creación de startups
 

Estas plataformas pueden ayudarte en algunas tareas esenciales para tu puesta en marcha:

SQUAD HELP
https://www.squadhelp.com/ – Squadhelp te ayuda a crear un gran nombre para tu negocio combinando el poder del crowdsourcing con tecnología sofisticada y servicios de validación a nivel de agencia.

DESIGNHILL
https://www.designhill.com/ – Designhill es una plataforma líder para pequeñas y medianas empresas que necesitan diversas soluciones de diseño gráfico. Este sitio cuenta con cientos de diseñadores gráficos cualificados de todo el mundo.

MINDMEISTER
https://www.mindmeister.com/ – Herramienta de mapeo mental en línea que te permite capturar, desarrollar y compartir ideas visualmente.

 

Promoción del espíritu empresarial

Estas plataformas contribuirán a la promoción de tu iniciativa empresarial:

MEETEDGAR
https://meetedgar.com/ – una de las mejores herramientas para compartir el contenido de tu empresa en las redes sociales. MeetEdgar transforma el estrés que te causan las redes sociales en éxito en las redes sociales, gracias a funciones diseñadas para eliminar las tareas más laboriosas de la gestión de contenidos en todas tus redes. MeetEdgar automatiza la publicación de contenidos en tus cuentas de Facebook, Twitter, Instagram y LinkedIn.  

MEETUP
https://www.meetup.com/ – es la página web que puedes utilizar para encontrar eventos de networking y reuniones relacionadas con tu ámbito de interés. Si estás buscando consejos sobre cómo iniciar un negocio en línea, puedes usar esta herramienta para conectarte y conocer a gente del sector correspondiente.

Comunicación

Las herramientas de comunicación en línea ayudan a celebrar reuniones a distancia:

PRESS KITE
https://presskite.com/ – te permite crear un dossier de prensa para tu startup.

ZOOM
https://zoom.us/ – es uno de los líderes en comunicaciones audiovisuales empresariales modernas y ofrece una plataforma en la nube sencilla y fiable para videoconferencias, audioconferencias, chat y seminarios web, tanto en dispositivos móviles como en ordenadores de sobremesa y sistemas para salas de reuniones.

Branding

Algunas herramientas para monitorizar y promocionar tu marca en las redes sociales:

BUFFER
https://buffer.com/ – Realiza un seguimiento fácil de lo que se dice sobre tu marca en las redes sociales agregando tu sitio web / blog, nombre comercial y otros hashtags relevantes. 

CANVA
https://www.canva.com/ – Canva es otra gran ayuda para las empresas que necesitan soluciones de diseño. Pueden compartir tus ideas de diseño gráfico en las redes sociales. La herramienta te ofrece numerosas plantillas, fuentes, estilos e imágenes de fondo para crear diseños.

BUZZSUMO
https://buzzsumo.com/ – es una herramienta que permite descubrir qué tipo de contenido compartir y analizar el rendimiento de dicho contenido en las redes sociales. Puedes utilizar Buzzsumo para examinar el contenido de tus competidores y el contenido general del nicho de tu sector.


 

Ejercicio

Paso 1: 

  • Enumera las principales actividades que realizas diariamente en tu negocio (por ejemplo, facturación, promoción en redes sociales, gestión de clientes).
  • Identifica qué tareas toman más tiempo o te causan más estrés.

Paso 2: 

  • Para cada tarea que enumeraste, piensa en al menos una herramienta digital del curso que podría ayudar. 

Ejemplos:

  • Tareas financieras → 
  • Gestión de clientes → 
  • Gestión de proyectos/tareas → 
  • Almacenamiento de archivos → 
  • Promoción → 
  • Etc.

Paso 3: 

  • Elige una herramienta que deseas comenzar a usar primero.
  • Explica por qué lo seleccionaste y cómo mejorará tu flujo de trabajo.

Paso 4: 

  • Estableces una meta para la próxima semana:
  1. Instalar o registrarte en la herramienta
  2. Explorar sus principales características
  3. Aplicarla a una tarea empresarial real
  • Reflexiona sobre tu experiencia: ¿Ahorraste tiempo? ¿Fue fácil de usar? ¿Continuarías usándolo?
Resumen
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Cosas clave para recordar:
  • Las herramientas digitales ayudan a las pequeñas empresas a ahorrar tiempo, mantenerse organizadas y reducir los errores.
  • Muchas herramientas son gratuitas o de bajo costo, lo que las hace accesibles para los microempresarios.
  • Las herramientas financieras te ayudan a entender tu flujo de dinero y tomar decisiones informadas.
  • Las herramientas de gestión empresarial te ayudan a organizar tareas, comunicarte con los clientes y colaborar con los socios.
  • Las herramientas de promoción te ayudan a aumentar tu visibilidad, construir tu marca y llegar a más clientes en línea.
  • Elegir la herramienta adecuada depende de tus necesidades, presupuesto y el tipo de negocio que diriges.

           

Hoy aprendiste:

1. Cómo seleccionar y utilizar herramientas financieras (facturación, contabilidad, seguimiento de gastos).
2. Cómo las herramientas de gestión empresarial simplifican el trabajo diario (organización de tareas, CRM, almacenamiento de archivos).
3. Qué herramientas de promoción apoyan la visibilidad de la marca (Canva, Buffer, MeetEdgar, BuzzSumo).
4. Cómo las TIC ahorran tiempo y mejoran la experiencia del cliente (comunicación más rápida, procesos eficientes).
5. Cómo elegir herramientas para principiantes que coincidan con tus habilidades y objetivos comerciales.

Glosario
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Glosario

HERRAMIENTAS DE CONTABILIDAD
Software o aplicaciones que ayudan a las empresas a administrar tareas financieras como la facturación, el seguimiento de gastos y la contabilidad, asegurando registros financieros precisos.

CRM (GESTIÓN DE LAS RELACIONES CON LOS CLIENTES)
Un sistema o herramienta que ayuda a las empresas a organizar, rastrear y administrar las interacciones con los clientes, mejorando las relaciones y la retención de clientes.

HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y TAREAS
Plataformas digitales que ayudan a individuos o equipos a planificar, asignar, rastrear y completar tareas de manera eficiente, mejorando la productividad y la colaboración.

PLATAFORMAS DE ALMACENAMIENTO Y USO COMPARTIDO DE ARCHIVOS  
Servicios en línea que permiten a los usuarios almacenar, organizar y compartir documentos, fotos y otros archivos de forma segura en todos los dispositivos y con los miembros del equipo.

HERRAMIENTAS DE PROMOCIÓN
Aplicaciones digitales que ayudan a las empresas a aumentar la visibilidad, administrar las redes sociales, crear contenido de marca y llegar a los clientes potenciales de manera efectiva.
 

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Casos de estudios relacionados: "Glucovibes"
Objetivos y metas

Al final de este curso, serás capaz de: 

  • Comprender los principales tipos de herramientas digitales que apoyan a las pequeñas empresas (financieras, de gestión, de promoción).
  • Seleccionar herramientas digitales simples para administrar dinero, clientes, archivos y tareas.
  • Identificar qué herramientas son las más adecuadas para el tamaño, las necesidades y el presupuesto de tu negocio.
  • Utilizar soluciones TIC para mejorar la comunicación, reducir errores y ahorrar tiempo.
  • Elegir herramientas de promoción que te ayuden a aumentar la visibilidad, organizar el contenido y aumentar tu presencia en línea.
Resultados de aprendizaje y competencias

Al final de este módulo, serás capaz de:

  • Explicar lo que hacen las herramientas financieras, de gestión empresarial y de promoción.
  • Elegir herramientas asequibles y fáciles de usar para principiantes para respaldar la facturación, la contabilidad, el CRM, el almacenamiento de archivos y la gestión de proyectos.
  • Comparar las características de las diferentes herramientas digitales en función de sus necesidades (costo, seguridad, soporte lingüístico, usabilidad).
  • Utilizar las herramientas TIC para simplificar su trabajo diario y mejorar el servicio al cliente.
  • Seleccionar herramientas de promoción para aumentar la visibilidad de tu negocio en línea (Canva, Buffer, BuzzSumo, MeetEdgar, etc.).
  • Utilizar herramientas de comunicación (Zoom, Meetups) para ampliar tu red y presentar tu marca.

Al final de este módulo, obtendrás:

  • Capacidades de gestión digital: Facturación & seguimiento de gastos, gestión de clientes (uso básico de CRM), organización de archivos y almacenamiento seguro, gestión de flujos de trabajo y tareas simples
  • TIC & Habilidades de comunicación: Uso de plataformas digitales para la interacción con el cliente, el intercambio de documentos e información de forma segura, la ejecución de reuniones virtuales
  • Habilidades en promoción digital y gestión de marca: Crear contenido visual (con Canva, Designhill), programar y analizar publicaciones en redes sociales (MeetEdgar, Buffer), comprender qué contenido funciona bien (BuzzSumo), crear visibilidad a través de herramientas en línea (kits de prensa, herramientas de denominación)
     
Descripción

Este módulo presenta herramientas digitales prácticas que ayudan a las pequeñas empresas y empresarios a administrar sus operaciones de manera eficiente. Cubre herramientas financieras para facturación y contabilidad, herramientas de gestión empresarial para organización de tareas y gestión de clientes, y herramientas de promoción para aumentar la visibilidad en línea. 

Este curso se basa en un programa de formación previamente probado y exitoso desarrollado en el marco del proyecto DEEP, que ha sido adaptado y mejorado para el contexto actual.
Palabras clave
Herramientas digitalessoftware para pequeñas empresasgestión de negocios en línea
Bibliografía

Chaffey, D., & Ellis-Chadwick, F. (2022). Marketing digital: Strategy, Implementation and Practice (8.ª edición). Pearson.

Laudon, K. C., & Traver, C. G. (2021). Comercio electrónico 2021: Business, Technology and Society (16.ª dición). Pearson.

Turban, E., Pollard, C., & Wood, G. (2022). Information Technology for Management: On-Demand Strategies for Performance, Growth, and Sustainability  (11.ª dición). Wiley.

McFedries, P. (2021). The Complete Small Business Guide to Digital Tools. Que Publishing.

OCDE (2020). Cómo las herramientas digitales transformaron el servicio al cliente de una pyme sanitaria española. https://www.oecd.org/en/publications/digital-for-smes-case-studies_d65e57f4-en/

Comisión Europea (2023). Pymes y digitalización: Cómo las pequeñas empresas pueden adoptar herramientas digitales. https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/library

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Università degli Studi 'G. d'Annunzio' Chieti

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